Tento příběh se poprvé objevil na Můza , webová destinace s vzrušujícími pracovními příležitostmi a odborným kariérním poradenstvím.
Jen proto, že Google vrátil funkci odeslání nedávno zavedeno neznamená, že máte jasno, pokud jde o e-mailové chyby. Koneckonců, když pracujete tak rychle, jak to děláte, má smysl pouze to, že každou chvíli vyklouznete. I když jste perfekcionista.
Ve skutečnosti existuje několik věcí, které všichni profesionálové v určitém okamžiku - ve své kariéře (ne-li jednou za rok) - dělají. Namísto paniky se tedy řiďte pouze naším příkladem.
1. Klikněte na Odeslat, než se na vás objeví
Je těžké zůstat v klidu poté, co omylem někomu pošlete polovinu e-mailu - zvláště když jste plánovali revizi, protože je plná překlepů, nadměrných vykřičníků a některých formulací, které lze snadno špatně interpretovat.
Ale nestrávte dalších 10 minut zkoumáním aplikace pro sledování e-mailů zjistit, zda příjemce zprávu otevřel. Místo toho rychle dokončete původní e-mail (už nemáte luxus strávit několik minut jeho úpravou) a na začátek napište následující:
Před dokončením e-mailu jsem udělal chybu, že jsem klikl na Odeslat, takže prosím ignorujte předchozí. Omlouváme se za zmatek!
2. Náhodná odpověď všem
Tato chyba přichází ve dvou scénářích: Jeden, pošlete něco, co není důvěrné, ale není to přesně určeno ke čtení pro všechny - například e-mail šéfovi o dovolené. Nebo dva, pošlete celé společnosti chraplavý komentář o kolegovi, který měl vidět jen blízký přítel.
Pro první scénář zkuste:
Ahoj [skupina, na kterou jsi odpověděl všem],
Jejda - to bylo určeno pro [původního příjemce]. Omlouvám se za ucpání vaší doručené pošty!
U druhého scénáře přejděte na:
Omlouváme se, že ucpáváte svou doručenou poštu! Jsem si jistý, že e-mail je snadno vyložen z kontextu - ignorujte ho.
Vysílání je začátek, ale zatím nejste mimo dosah. Nejedná se o příležitostné vyklouznutí, které lze tak snadno opravit. Oslovte kohokoli, koho jste urazili osobně (nebo po telefonu), a omluvte se - bez ohledu na to, jak je to nepříjemné. Pak si přečtěte tento pro postupný postup, jak se vzpamatovat z tohoto typu závažnější pracovní chyby.
3. Tvorba Egregious Typo
Většina překlepů nevyžaduje doplňující poznámku, ale všichni jsme narazili na ty příšerné, které vyžadují vysvětlení. Možná překlep změní význam toho, co se vlastně snažíte říct. Nebo je jich možná tolik, že vypadáte trochu negramotně.
Místo toho, abyste doufali, že příjemce překlepy ignoruje jako chybu, řekněte mu:
Páni, chtěl jsem psát [správně napsaná slova], ne to, co jsem poslal dříve! Tady je častější kontrola pravopisu.
4. Zaslání nesprávné osoby e-mailem
Tato chyba opět přichází ve dvou různých scénářích. Buď odešlete zprávu týkající se společnosti kolegovi dva místo kolegovi jednomu, nebo omylem pošlete citlivé informace někomu mimo společnost.
Pro první scénář napište:
Je mi líto, tento e-mail byl napsán pro někoho jiného! Vím, že dostáváte spoustu zpráv, takže tuto zprávu můžete smazat.
Druhý scénář je samozřejmě mnohem vážnější. Než se obrátíte na nesprávného příjemce, vyrovnejte se s následky a informujte svého nadřízeného o tom, co se stalo - a zjistěte, jak citlivé byly informace, které jste prozradili. Poté se na základě pokynů svého nadřízeného omluvte vnější straně a zdvořile ho požádejte o smazání vaší zprávy.
Jaké jsou další každodenní e-mailové chyby a jak se z nich zotavujete? Pověz mi o nich na Twitteru ?
