Jako trenér vedení je jednou z hlavních věcí, na které s vedoucími pracuji, jejich produktivita. To je běžný problém mnoha organizací, zejména u společností s vysokým růstem. Rychlý růst podnikání a tempo změn způsobují, že mnoho vedoucích pracovníků se snaží zůstat organizovaných a soustředěných, což má za následek nevýrazné osobní výsledky.
Klíčem k jakémukoli systému produktivity je soustředit se na hodnotu, nikoli na úsilí. Vedoucí pracovníci, kteří se každý den soustředí na to, aby si ze svých seznamů úkolů odkontrolovali co nejvíce věcí, aniž by přemýšleli o tom, co na tyto seznamy uvedou, toho hodně udělají, ale často nedokáží přinést významné výsledky. Vedoucí pracovníci, kteří zvažují, co jsou nejdůležitější akce s největším dopadem, vytvoří dlouhodobou hodnotu a budou výjimečně úspěšní.
Jedním z nejlepších zvyků, které vám v této snaze pomohou, je rozvoj osobního týdenního plánovacího procesu. Tím, že si uděláte čas na plánování svého týdne, můžete určit nejlepší využití svého času a energie a zorganizovat se pro úspěch. Takto plánuji svůj týden v neděli večer, abych mohl s důvěrou narazit na běh v pondělí ráno.
1. Proveďte zametání mysli.
První věc, kterou udělám kdykoli, přemýšlím o širším obrazu a snažím se plánovat, je to, že provedu tažení mysli, abych si vyčistil myšlenky. Tento proces prochází seznamem výzev v různých kategoriích a hledá věci, na které se snažím pamatovat, a závazky, které jsem přijal (co vědci nazývají kognitivní zátěž ) a dostane je na papír. Tím dostávám rozptýlení z mé hlavy, abych se mohl lépe soustředit na práci, kterou mám po ruce.
2. Zkontrolujte příští týden.
Mým dalším krokem je zkontrolovat plán na příští týden. Doporučuji použít strategii Defensible Calendar, která zvyšuje vaši produktivitu tím, že organizuje váš plán do velkých časových úseků s úkoly seskupenými podle důležitosti a naléhavosti. To vám usnadní organizaci a správu práce.
Pokud můj plán není dobře organizovaný, požaduji změny, abych uvolnil nepřetržitý čas v mém kalendáři, abych vytvořil soustředěný čas a optimalizoval cestování a logistiku. To je také čas na identifikaci jakékoli přípravné práce nebo recenzí, které musím za tento týden udělat.
3. Těšte se na tři až pět týdnů ven.
Jakmile mám tento týden pod kontrolou, dívám se dopředu o další tři až pět týdnů na všechno, co vyžaduje, abych v příštích sedmi dnech podnikl jakýkoli druh akce. Hledám věci jako cestování, větší projektové práce a kreativní rozvoj. To zabrání překvapení, která pro mě nebo můj tým vytvoří požární cvičení.
4. Zamyslete se nad posledním týdnem.
Jakmile budu mít dobrý přehled o budoucnosti, podívám se zpět na poslední týden nebo dva a uvidím, jestli existují nějaké otevřené položky nebo akce z předchozích událostí, které mi možná chyběly. Hledám příležitosti k rychlému psaní poděkování a potvrzení všech akcí nebo plánů vycházejících z předchozích schůzek. Tentokrát se také zamyslím nad tím, co proběhlo dobře a co ne, a jak mohu vylepšit svůj plán a plánování do budoucna.
5. Zkontrolujte své dlouhodobější cíle.
Dále kontroluji své čtvrtletní cíle a klíčové výsledky. Podle toho, kde chci být na konci čtvrtletí, zkontroluji, kde je třeba udělat pokrok a stanovit úkoly pro příští týden. Oslovím také lidi, s nimiž se potřebuji koordinovat nebo spolupracovat, abych si naplánoval čas nebo uspořádal schůzky.
6. Třídit podle naléhavosti a dopadu.
Jakmile mám své úkoly a připomenutí napsané, začnu je třídit a organizovat. Udělám si poznámky o složitosti a velikosti a poté je roztřídím podle dvou hlavních kritérií. První je naléhavost, která je pro tento týden tak důležitá. V zásadě, pokud to odsunu na příští týden, bude to způsobovat problémy mně nebo ostatním? Druhým kritériem je dopad, což je to, jakou hodnotu pro mě tento úkol krátkodobě a dlouhodobě vytváří.
Pokud jsem udělal věci správně, můj plán bude dobře strukturovaný a budu mít plán, jak se bude týden vyvíjet. Budu mít několik časových bloků pro soustředěnou práci, seskupování podobných úkolů, abych mohl zůstat ve stejném myšlení a minimalizovat přepínání úkolů.
Samozřejmě, život se stává a v pondělí ráno by mohlo přijít něco neočekávaného a já budu muset všechno znovu vyměnit. A to je v pořádku.
Hodnota plánování není v tom, že plán bude fungovat perfektně. Je to tak, že když se tak nestane, pochopíte, co máte na talíři, jaké jsou vaše priority a jak chcete věci přeorganizovat, abyste zůstali na plánu.
