Brainstorming společně jako tým při práci na dálku se ukázal jako velmi obtížný.
Na fyzickém soužití je něco, co odemkne podstatně více kreativity - což je pro mě hlavní účel strategického sezení nebo brainstormingu. A přestože jsme s mojí společností vyzkoušeli několik nástrojů, jako jsou virtuální tabule, nemohu si pomoci, abych si nebyl vědom toho, jak moc mi osobně tyto typy konverzací chybí.
Právě teď se svým týmem plánujeme nadcházející rok. Před pandemií bychom udělali to, aby se vedoucí pracovníci sešli na jednodenní sezení, ať už na místě nebo mimo něj, aby se zaměřili výhradně na nadcházející rok. Ale protože většina z nás stále pracuje na dálku, museli jsme přijít na způsoby, jak tyto druhy hlubokých diskuzí vést z dálky.
Vím, že s tím bojuje také spousta dalších společností a vedoucích, takže zde jsou dvě strategie, které jsme našli nejúčinnější a které mohou být užitečné pro vaše vlastní plánovací schůzky do roku 2021.
1. Místo jedné schůzky all-in to rozdělte na dvouhodinové týdenní schůzky.
Celá výhoda osobního brainstormingu je schopnost naskočit a stavět na nápadech toho druhého.
Na dálku a se stále tak mírně zpožděným časem mezi zvukem lidí a kamerami je to téměř nemožné. Lidé skončí neúmyslně jeden druhého. Lidé mohou mluvit těžší, nebo si někdo jiný myslí, že jsou hotovi, a bezvýznamně je usekává. Vzdálená komunikace může být skvělá pro lineární konverzace, ale je neproduktivní pro velké skupiny, když všichni házejí nápady na zeď najednou.
Místo toho jsme tedy jako výkonný tým rozbíjeli tento velký plánovací rozhovor na kousky.
Každý týden pořádáme dvouhodinové setkání. Zapojeni jsou všichni, ale dvě hodiny jsou jen dost času na to, aby si prošli hrstkou mluvících bodů a nápadů. Poté má každý zbytek týdne na přemýšlení o tom, o čem jsme mluvili, dělat domácí úkoly, hovořit se svými týmy a poté se vrátit ke stolu připraveni na tyto nápady navázat následující týden - a tak dále.
Například jedním domácím úkolem bylo, aby se vedoucí oddělení vrátili zpět, podívali se na jejich potenciální iniciativy, hodnotili je v pořadí úsilí versus dopad a poté se prezentovali zpět skupině. To nám umožnilo sestavit konverzaci na příští týden a vést cílenější diskusi o jednom konkrétním aspektu podnikání - na rozdíl od toho, že se snažíme všechno projít společně na videu.
Doporučuji to zkusit. Pro lidi může být velmi náročné sedět na videokonferenčním hovoru osm hodin v kuse. Není to totéž jako dělat celodenní zážitek mimo pracoviště, kde si můžete společně dát přestávky na oběd, popovídat si nedbale a nechat to převzít energii dne.
Místo toho musíte být časově promyšlenější a úmyslnější a konverzace, které chcete kultivovat mezi členy týmu, když pracujete na dálku.
2. Použijte materiály k vytvoření dalšího kontextu před velkou schůzkou.
Velké virtuální schůzky je velmi obtížné zvládnout.
To, co se nakonec stane, je, že každý ztichne a vy musíte použít jakýsi proces zvedání rukou, abyste lidem dali slovo. Funguje to, ale je to rozhodně obtížnější a méně bezproblémové než pořádání velké schůzky v kanceláři.
U některých virtuálních schůzek je počet lidí, kteří se účastní, nevyhnutelný. Musí tam být spousta lidí, takže musíte najít způsob, jak to fungovat. Jednou z věcí, které jsme nedávno udělali, bylo pořádání velké retrospektivní relace - něco, co se snažíme udělat po všech našich velkých projektech, abychom reflektovali oblasti zlepšení. Dříve, pokud jsme uspořádali retrospektivu, obcházeli jsme místnost a všichni jsme si povídali. Byl by to spíše otevřený dialog.
Co jsme místo toho udělali, protože jsme tuto relaci potřebovali držet virtuálně, byla osoba, která relaci vedla, a vyžádala si předem zpětnou vazbu prostřednictvím průzkumu. Každý musel odevzdat tři věci, které šly dobře, tři věci, které šly dobře, atd.
Výhodou, kterou jsme našli při vytváření tohoto průzkumu předem, bylo to, že lidé, kteří nebyli tak verbální, nakonec sdíleli opravdu skvělou zpětnou vazbu. Svým způsobem to nakonec přineslo ze skupiny nové hlasy, které by se jinak vůbec nesdílely. A za druhé, dal diskusi důležitý kontext, takže jsme netrávili příliš mnoho času procházením a shromažďováním všech těchto informací na videu. Místo toho jsme měli výchozí bod a mohli jsme spolu hovořit o závěrech všech - konverzace byla konkrétnější a v mnoha ohledech užitečnější.
Nebudu prodávat budoucnost práce na dálku, ale zkušenosti jako tyto mi dodávají jistotu, že existují způsoby, jak zajistit, aby to fungovalo, když potřebujete. A když se vrátíme do kanceláře, jsem si jist, že některá z těchto řešení, která jsme našli při práci na dálku, se stanou nedílnou součástí způsobu, jakým budeme i nadále komunikovat jako tým a společnost.
