Jen málo lidí může říci, že nikdy nedovolí, aby se jejich doručené zprávy vymkly kontrole. I když jste více Doručená pošta nula oddaný, existuje reálná šance, že se ocitnete v zaplavené schránce, když se vrátíte z dovolené nebo potřebujete jít na pár dní dolů na projekt.
Jednoduše řečeno, zanechávání e-mailů tam, kde přistávají, ztrácí čas. Vy ztrácet každý den 27 minut znovu si přečtěte e-maily, které ve vaší e-mailové schránce stráví, protože si nemůžete pomoci a přečtěte si, co vidí vaše oči.
Plná doručená pošta také vytváří více rozptýlení. Studie naznačují, že to trvá 23 minut na návrat na váš původní úkol, jakmile bude přerušen. Plné schránky navíc vytvářejí vizuální nepořádek, který vyčerpává vaši kognitivní energii.
Chcete-li vymazat doručenou poštu, můžete aspirovat na kontrolu každého e-mailu zvlášť. Přesto by to trvalo hodiny, pokud byste na každém e-mailu strávili jen jednu minutu. Alternativa je podobně riskantní - všechny e-maily můžete přesunout do jedné univerzální složky nebo je všechny smazat a riskovat, že přijdete o důležitou poznámku.
Prostřednictvím své koučovací a tréninkové práce jsem však identifikoval šest vyhledávání, která identifikují e-maily, u nichž je mnohem méně pravděpodobné, že budou vyžadovat individuální zpracování. Pomocí těchto vyhledávání můžete během několika minut přesunout stovky - ne-li tisíce - e-mailů z vaší doručené pošty a nechat ty, u nichž je nejpravděpodobnější, že budou vyžadovat individuální kontrolu.
Než budete moci využít výhod těchto šesti vyhledávání, musíte vytvořit dvě e-mailové složky. Nejprve vytvořte „Archiv“ v aplikaci Outlook nebo „Všechny zprávy“ v Gmailu a poté vytvořte „Čtení“ bez ohledu na to, jakou e-mailovou službu používáte. Jakmile to uděláte, zde je šest vyhledávání, pomocí kterých můžete identifikovat e-maily, u nichž není pravděpodobné, že by vyžadovaly individuální zpracování.
1. Přesuňte všechny e-maily starší než 7 dní do složky Archivovat / Všechny zprávy
NA Studie z roku 2018 z 1 200 spotřebitelů zjistilo, že pouze 13 procent zákazníků a méně než 1 procento spolupracovníků očekává odpověď na e-mail po 2 dnech. Je malá šance, že odesílatel týdenního e-mailu stále očekává odpověď. Chcete-li odebrat více e-mailů, změňte to na pět nebo dokonce tři dny.
Izolovejte tyto e-maily pomocí těchto vyhledávacích sekvencí a poté je přesuňte do složky Archiv / Všechny zprávy:
jaké je hvězdné znamení 9. května
- Gmail: in: inbox older_than: 7d
- Outlook: přijato:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)
2. Přesuňte všechny e-maily, na kterých jste uloženi, a které jsou starší než 3 dny, do Archivovat / Všechny zprávy
Když vám byly zaslány e-maily, máte menší šanci odpovědět, pokud jste tak ještě neučinili. Najděte tyto e-maily pomocí následujících vyhledávacích sekvencí a poté je přesuňte do složky Archiv / Všechny zprávy.
- Gmail: cc: me older_than: 3d
- Outlook: cc: váš e-mail, přijato:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
3. Přesuňte e-maily, které v sobě nemají vaše jméno a jsou starší než 3 dny, do Archivu / Všechny pošty
E-maily, které neobsahují vaše jméno, pravděpodobně nebudou vyžadovat vaši odpověď. Některé e-maily (např. Adresované týmu nebo začínající zprávou „Ahoj všichni“) mohou vyžadovat vaši odpověď, ale spojením kritéria chybějícího jména s kritériem starým 3 dny můžete snížit riziko, že vám něco důležitého chybí.
- Gmail: -matt older_than: 3d
- Outlook: NENÍ přijato matně:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
4. Přesuňte všechny e-mailové zpravodaje a e-mailové konference do složky Čtení
Nemusíte číst informační bulletin. Přesuňte je do složky Čtení a nastavte pravidla / filtry, které je tam v budoucnu automaticky nasměrují.
Neexistuje dokonalý způsob, jak tyto e-maily najít, ale většinu můžete získat pomocí tohoto a dalšího vyhledávání:
- Gmail: v: štítek doručené pošty: ^ odhlásit se
- Outlook: odhlásit NEBO 'odhlásit'
5. Přesuňte zbývající e-maily ze seznamu adresátů do Čtení vyhledáním běžných termínů seznamu adresátů
Po použití předchozího vyhledávání vyhledejte následující výrazy v Gmailu a Outlooku a najděte všechny narušitele: „zásady ochrany osobních údajů“ nebo 'Všeobecné obchodní podmínky' nebo 'preference' nebo 'zobrazit v prohlížeči' nebo „zobrazit jako webovou stránku.“
znamení zvěrokruhu na 23. dubna
6. Smažte oznámení o odpovědích na pozvánky do kalendáře
I když vám v tuto chvíli mohou být užitečné e-maily, které vás informují o tom, že se někdo může zúčastnit nadcházející schůzky, není nutné povolit, aby tyto e-maily ucpávaly vaši doručenou poštu, když si budete moci prohlédnout odpovědi lidí souhrnně na jakoukoli schůzku v samotné pozvánce.
Pokračujte a izolujte tyto e-maily a poté je smažte:
- Gmail: od: calendar-notification@google.com
- Výhled: „Tichomořský čas“ (nahraďte časovým pásmem). Bohužel neexistuje super jednoduchý způsob, jak tyto e-maily v Outlooku izolovat.
Tato vyhledávání mohou archivovat několik e-mailů, které si přejete, aby zůstaly ve vaší doručené poště, ale výhody daleko převažují nad rizikem. Navíc můžete tyto e-maily ve svých složkách najít stejně snadno, jako byste je měli v doručené poště.
