Tento příběh se poprvé objevil na Můza , webová destinace s vynikajícími pracovními příležitostmi a odborným kariérním poradenstvím.
Říkejte mi šílený, ale vždycky jsem upřednostňoval spánek před kofeinem. Ale s nevyzpytatelnými plány a krátkými termíny, dostávám šest nebo více hodin spánku za noc není pro konzultanta snadný úkol - zeptejte se některého z mých kolegů závislých na dietě a na kávě. Mezi náročnou prací a ještě náročnějším domácím životem jsem strávil spoustu času zkoušením různých hacků produktivity, abych z každého dne vymačkal co nejvíce.
Můj oblíbený nástroj pro provádění věcí? 10minutový časovač v mém telefonu.
Moje pravidlo „10 minut“ je celkem jednoduché: Dokončení každého úkolu ve vašem seznamu úkolů by nemělo trvat déle než 10 minut. Pokud to trvá déle než 10 minut, měli byste to rozdělit na menší úkoly nebo je delegovat na někoho jiného. Klíčem k tomuto pravidlu je jeho prosazování, což znamená nastavení časovače v telefonu tak, aby se vypnul na 10minutovou značku. Úroveň rychlosti a soustředění, které to přináší do vašeho dne, není nic ohromujícího.
Když poprvé vyzvu své týmy, aby uplatnily pravidlo 10 minut, jsem obvykle skeptický. Otázky jako: „To je šílené - mohu opravdu vytvořit tento velký model aplikace Excel v krocích po 10 minutách?“ a „Říkáš mi, že to děláš také ve svém domácím životě, bereš si 10minutové sprchy a děláš 10minutové tréninky?“ přetékat. (Mimochodem, odpověď na obě tyto otázky je „ano!“)
Chcete to zkusit? Tady jsou tři tipy, jak pravidlo 10 minut fungovat.
1. Delegát
Nejúčinnějším způsobem, jak si ve svém dni najít více času, je outsourcovat věci na vašem seznamu úkolů, které někdo jiný snadno zvládne za 10 minut nebo méně. Například mám velmi úspěšného a ctěného kolegu, který tvrdí, že základem jeho úspěchu je to, že ‚říká 'ano' všemu, ale pouze ve skutečnosti plní úkoly, které pouze umí to nejlépe. “ Všechno ostatní, deleguje .
Delegování není tak snadné, jak to zní. Může být obtížné pustit se z úkolu, když se obáváte, že práce jiného člověka nebude tak dobrá jako vaše vlastní. Je užitečné si pamatovat, že „uděláno je lepší než dokonalé“ a jediný způsob, jak se ve své kariéře posunete kupředu, je, když opustíte věci, které jste zvládli, a přijmete nové výzvy. Další posun v myšlení, který mi pomohl, bylo uvědomit si, že delegování vytváří příležitosti pro ostatní. Nyní aktivně přemýšlím o tom, jaké úkoly a projekty mohu pro svůj tým vytvořit, které jim pomohou učit se, růst a rozvíjet svou kariéru (což také pohodlně pomůže vyčistit můj talíř).
Jednou z výzev, kterou vidím nejvíce u lidí, kteří mají potíže s delegováním - zejména u těch, kteří jsou na pozicích na základní úrovni - je to, že zapomínají, že mohou a měli by delegovat nahoru. Pokud se cítíte nepříjemně požádat nadřízeného nebo nadřízeného, aby něco udělali, zkuste toto: Začněte tím, že poukážete na to, co děláte, a umístěte své „zeptejte se“ jako žádost o pomoc. Například místo: „Potřebuji, abyste zavolali vedoucím týmu,“ můžete říci „Pracuji na získávání dat pro tuto analýzu - bylo by možné, abyste mi pomohli zavoláním ostatních vedoucích týmu? ''
Jako manažer vám mohu říci, že se příliš často snažím prosit své týmy, aby na mě něco delegovaly, a jsem rád, když mi vytvářejí příležitosti pomoci.
2. Najděte snadný 10minutový úkol
Zpočátku můžete být skeptičtí, ale pouhou změnou rozložení úkolů zjistíte, že téměř vše lze rozdělit na 10minutové úkoly. Potřebujete prozkoumat nové téma? Začněte 10 minutami v prohledávání zpravodajských článků Google, poté 10 minutami zaznamenávání všeho, co znáte, a několika nejdůležitějších otázek, na které ještě musíte odpovědět, a poté 10 minut každého volání lidem, aby vám poradili s odpovědí na vaše otevřené otázky (bonusové byl jste dostatečně důvtipný, abyste si všimli, že telefonní hovor je formou delegování!).
Voilà! Právě jste zmáčkli úkol, který by jinak mohl přetrvávat do hodin do 30 minut.
Tento přístup funguje také po hodinách. Mám kolegyni, kterou 10minutové pravidlo tak zaujalo a jak jí v pracovní době pomohlo, že se rozhodla to zkusit doma. Na několik ráno vytáhla časovač, aby si načasovala svou předpracovní rutinu, a s 10minutovou sprchou, 10minutovou snídaní atd. Zjistila, že je schopna zkrácení jejího standardního času na přípravu , místo toho jej vyměnili za vyhledávaný spánek. Nikdy si nemyslela, že je možné se sprchovat za 10 minut - dokud to nezkusila a neuvědomila si, že je to vlastně celkem snadné!
3. Použijte tento časovač
Používání časovače je důležitou součástí pravidla, takže na něj nezapomeňte. Jak každý v obchodním světě ví, „děláme to, co měříme“.
To platí také o 10minutovém pravidle - musíte použít časovač nebo hodiny ke sledování, jak dlouho na věcech utrácíte. Chytré telefony to usnadňují díky vestavěným aplikacím časovače, ale všechny hodiny s minutovou rukou to zvládnou. Cokoli děláte, nehádejte - protože pokud vaše přibližně Z 10 minut se vždy stane 20, maximalizujete svou produktivitu.
Někdy strávíte méně než 10 minut úkolem (více času zpět - jo!), A někdy zazní ten budík a vy budete stále telefonovat (ne, nenavrhuji, abyste prostě pověsili když se spustí alarm). Nerobte si starosti s přejížděním - jen si to poznamenejte pro příště.
Například pokud má některá spolupracovnice tendenci bloudit, předveďte svou další konverzaci tím, že jí řeknete, že máte 10 minut na brainstorming. Co když opravdu potřebujete více času? To je také v pořádku: Sledování stráveného času vám poskytne přehled o tom, jak pracujete, abyste si mohli příště lépe naplánovat svůj den.
Desetiminutové pravidlo v akci
Jeden z mých oblíbených příkladů tohoto pravidla v akci nastal před několika lety, když tým, na kterém jsem pracoval, obdržel obávaný telefonický hovor od 16:00 od klienta, který přesměroval práci, kterou představíme následující ráno. Fuj, tolik pro pohodový večer!
Byly to dvě velké práce, takže jsme rozdělili náš čtyřčlenný tým na polovinu. Každý z našich dvou dílčích týmů měl k přepracování přibližně stejný počet snímků aplikace PowerPoint s podobným množstvím analýzy, takže dokončení nám mělo zabrat přibližně stejně dlouho.
Řekl jsem svému týmovému kolegovi, že opravdu chci skončit do 18:00, abychom mohli jít na večeři, a on souhlasil, ale pochyboval o naší schopnosti to zvládnout. Takže jsme sečetli stránky vydělené dvěma hodinami zbývajícími za den a zjistili jsme, že pokud bychom mohli dosáhnout rychlosti 10 minut na stránku, měli bychom dost času na její dokončení - plus nárazník pro všechno, co se ukázalo být obzvlášť choulostivý. Znovu napájeni, rozdělili jsme stránky, nastavili časovač a začali se otáčet. Abychom z toho udělali hru, udržovali jsme na tabuli záznam o tom, kolik stránek každý z nás dokončil pod nebo přes 10minutovou značku.
V 18 hodin jsme skončili - a měli jsme z toho opravdu dobrý pocit. Druhý tým, který nepoužil pravidlo 10 minut? Skončili kolem 9.
Výzva je dál. U dnešního dalšího úkolu vytáhněte časovač a zkuste to sami. Hodiny tikají!
