Jsou dny, kdy mám pocit, že se topím v e-mailu. Prostě nemohu reagovat na všechny včas. Takže když si konečně mohu vyhradit čas na odpověď na tyto e-maily, moje prsty začnou automaticky psát tuto frázi: „Omlouvám se za zpožděnou odpověď ...“
Vím, že nejsem sám.
Těchto pět slov se stalo v e-mailové kultuře tak běžným, že byly dokonce tématem nedávného satirického sloupku Výkřiky a šelesty v Newyorčan Susanna Wolff.
Omlouvám se za zpožděnou odpověď. Když jsem měl rande v koupelně, otevřel jsem váš e-mail v telefonu, ale pak jsem viděl, že to vyžadovalo více než odpověď „ano“ nebo „ne“, rozhodl jsem se, že je to příliš mnoho práce, označil jsem to jako nepřečtené a pak úplně na to zapomněl až teď!
Naléhavost složit jazyk omluvy za zpoždění do každého e-mailu, na který odpovím, je silná. I když reaguji tak rychle jako následující den, cítím se svědění, abych se omluvil za svou opožděnou odpověď.
Musíme to přestat říkat, jak zdůrazňuje Melissa Dahl Věda o nás . Protože e-maily jsou zřídka natolik naléhavé, že je nutné se omluvit za to, že jsme na ně odpověděli se zpožděním. Skutečný problém s omluvením za to, že neodpovídáte okamžitě na každý e-mail? Nastavuje precedens, že máme okamžitě odpovídat na každý e-mail. Pokud odpovíte v rozumném časovém rámci, za co se můžete omluvit?
Ale protože je nám líto-za-opožděnou-odpověď tak běžné, jak to můžeme zrušit? Zde je několik nápadů.
Časově blokujte e-maily
Nemůžeme okamžitě odpovídat na všechny e-maily, jakmile přijdou. To nás vede k tomu, abychom tyto odpovědi vymačkali, kdykoli budeme mít čas, což může chvíli trvat, což nás může vést dolů do nebezpečné pasti za omlouvání za zpoždění.
Místo toho zkuste každý den blokovat určitý čas, kdy budete odpovídat na e-maily. Když budete sledovat systém úkolů blokující čas, můžete pro určité úkoly vyčlenit určitá období dne. Není třeba na tento e-mail okamžitě odpovídat nebo se snažit pamatovat na odpověď později. Místo toho odpovězte v časovém bloku, který jste si určili pro e-mail. „Když máme všechny naše úkoly zadány do konkrétního data, času a doby trvání, spíme zdravěji a víme, že vše, co je třeba udělat, je na svém místě,“ řekl expert na správu času Kevin Kruse Rychlá společnost .
Jen přestaň říkat promiň
Pokud chcete jít na studenou krůtu a přestat se omlouvat jednou provždy, může vám pomoci plugin pro Chrome pro Gmail. Je to něco jako kontrola pravopisu, ale místo toho, aby zachytil překlepy, zachytí přesná slova jako „promiň“ a „jen“. Volala Just Not Sorry , doplněk vás upozorní, když píšete e-mail a zadáte „promiň“, aniž byste se příliš zamýšleli nad tím, proč se omlouváte.
Vložte břemeno na odesílatele
Některé e-maily mohou vyžadovat rychlou odpověď. Ale je těžké se brodit mořem, které je vaší doručenou poštou, a přesně vědět, které z nich jsou.
Behaviorální ekonom Dan Ariely tedy přišel s řešením. Aby pomohl upřednostnit naléhavost přibližně 300 e-mailů, které denně přijme, jeho automatická odpověď požádá odesílatele o vyplnění formuláře. Ve formuláři musí odesílatel poskytnout více podrobností o svém požadavku, včetně toho, kdy očekává odpověď. Počet lidí, kteří hned potřebují odpověď? Jen dvě procenta.
'S e-mailem zacházíme se vším, jako bychom spěchali,' řekl Ariely, když byl hostem Bloomberg Herní plán podcast. 'Mezi důležitým a naléhavým je obrovský rozdíl.'
